Minggu, 08 Mei 2011

CONTOH JURNAL, PAPER DAN MAKALAH



IMPLEMENTASI TQM TERHADAP UKM DI INDONESIA

Bab I
Pendahuluan

Latar Belakang
Selama 1990-an, munculnya globalisasi dan persaingan pasar telah membuat perlu bagi UKM untuk meningkatkan efektivitas mereka. Ini lingkungan baru dan menantang telah memotivasi banyak manajemen senior di bidang manufaktur UKM untuk mengevaluasi kembali strategi kompetitif dan praktek manajemen dengan tujuan meningkatkan kinerja organisasi di bidang kualitas.
Ketatnya persaingan ekonomi dunia menuntut kepiawaian manajemen dalam mengantisipasi setiap perubahan yang terjadi. Dalam pasar global, lingkup persaingan telah bergeser. Pasar domestik menjadi termasuk dalam bagian dari pasar dunia, dengan demikian makin banyak perusahaan yang berusaha menguasai resource untuk kemudian menguasai pasar domestik. Dalam kondisi yang seperti ini, hanya produk dan jasa yang berkualitas dan tepat waktu yang akan memenangkan persaingan dan mempertahankan posisi di pasar. TQM adalah filosofi manajemen yang mengintegrasikan strategi, praktik manajemen dan hasil organisasi untuk menciptakan organisasi berkualitas yang terus menerus meningkatkan dan mempertahankan kinerja.
Pada tahun 1945, di Jepang Juran membantu pimpinan Jepang di dalam menstrukturisasi industri sehingga mampu mengekspor produk ke pasar dunia. Ia membantu Jepang untuk mempraktekkan konsep mutu dan alat-alat yang dirancang untuk pabrik ke dalam suatu seri konsep yang menjadi dasar bagi suatu “management process” yang terpadu. Juran mendemonstrasikan tiga proses manajerial untuk mengelola keuangan suatu organisasi yang dikenal dengan trilogy juran yaitu, finance planning, financial control, financial improvement. Adapun Rincian Trilogy itu sebagai berikut :
                  Quality planning, suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan pelanggan.
                  Quality control, suatu proses dimana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi, dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan. Persoalan yang telah diketahui kemudian dipecahkan, misalnya mesin-mesin rusak segera diperbaiki.
                  Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme yang sudah mapan dipertahankan sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-sumber, menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan proyek mutu, melatih para karyawan yang terlibat dalam proyek mutu dan pada umumnya menetapkan suatu struktur permanen untuk mengejar mutu dan mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya.

Berdasarkan data yang ada telah dibuktikan penerapan manajemen mutu terpadu telah berhasil dengan baik di Jepang kalau dilaksanakan secara konsekuen, sehingga membuktikan produk Jepang telah menbanjiri pasar, terutama di Amerika Serikat untuk produk mobil dan elektronik, walaupun cikal bakal manajemen mutu berasal dari negara Paman Sam tersebut.

Permasalahan
Bagaimanakah implementasi proses manajemen mutu di Indonesia




Bab II
Kajian Pustaka
Definisi TQM
Sebuah tinjauan dari definisi TQM dari literatur menunjukkan bahwa itu berarti berbeda bagi penulis dan peneliti. Kanji ( 1990)mendefinisikan TQM "sebagai cara hidup suatu organisasi yang berkomitmen untuk kepuasan pelanggan melalui perbaikan terus-menerus". Ini cara hidup bervariasi dari satu organisasi ke organisasi dan dari satu negara ke negara lain tetapi memiliki prinsip-prinsip tertentu, yang dapat diimplementasikan untuk mengamankan pangsa pasar, meningkatkan keuntungan dan mengurangi biaya.
Dale (1994). mendefinisikan TQM sebagai "kerjasama dari semua orang dalam sebuah organisasi dan proses bisnis terkait untuk menghasilkan produk dan jasa, yang memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan". Dale (1994) berpendapat TQM adalah suatu filosofi dan seperangkat prinsip panduan untuk mengelola sebuah organisasi. Sementara itu, Juran dan Gryna (1993) mendefinisikan TQM sebagai "sebuah filosofi yang ditujukan untuk mencapai keunggulan bisnis melalui penggunaan dan penerapan alat dan teknik, serta pengelolaan aspek lembut, seperti motivasi manusia dalam pekerjaan".
Di sisi lain, Berry (1991) mendefinisikan proses TQM sebagai "total fokus perusahaan pada memenuhi dan melampaui harapan pelanggan dan secara signifikan mengurangi biaya akibat kualitas yang buruk dengan mengadopsi sistem manajemen baru dan budaya perusahaan". Ulasan ini mengungkapkan bahwa tidak ada definisi yang disepakati secara universal TQM, namun, seperti dicatat oleh Mann dan Kehoe (1994), pada dasarnya berbagai dan berbagai definisi TQM dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu: definisi yang menjelaskan TQM dalam hal yang tujuan akhir, dan definisi yang menggambarkan TQM dalam hal kegiatan atau fungsi yang perlu ditangani untuk mencapai tujuannya.
Filosofi Manajemen
Sewaktu menulis The Mind of the Strategist, Kenichi Ohmae belum memasukkan change sebagai suatu unsur yang penting dipertimbangkan untuk menyusun strategi. Ketika itu Ohmae menekankan tiga elemen sangat penting yang semuanya dimulai dengan huruf “C” juga yaitu Company, Competitor, dan Customer. Dengan sederhana bisa memberikan kerangka berpikir bila ingin menyusun strategi (Kartajaya,1996).
Menurut Joshua Hammond dari American Quality Foundation mendorong para pemimpin bisnis di Amerika Serikat untuk mengembangkan pendekatan-pendekatan yang dapat memaksimalkan kekuatan budaya mereka sendiri. Strategi yang berhasil diterapkan oleh sebuah perusahaan perlu untuk disesuaikan dengan budaya organisasi yang dianut saat ini, (Evans dan Lindsay, 1999)

 BAB III
PEMBAHASAN


Sejarah Pengembangan TQM
Sejarah perkembangan TQM telah ditetapkan dengan jelas melalui gerakan kualitas untuk sebagian besar abad kedua puluh. Garvin (1988) diklasifikasikan evolusi sejarah TQM menjadi empat tahap yang berbeda: inspeksi Kualitas (1910-an), Quality control (1924s), Jaminan Kualitas (1950) dan manajemen mutu total (1980). sepanjang periode ini pengembangan yang berkelanjutan (yaitu 1910-an sampai 1990-an), TQM telah maju dan berkembang melalui pengaruh banyak faktor yang berbeda.
Shea dan Gobeli (1995) (seperti dikutip Yusof dan Aspinwall (2000)) mengutip beberapa motif dilaporkan oleh sekelompok kecil perusahaan, yang mempelajari, tentang alasan untuk memilih proses TQM, yaitu:
(a)   Promosi pertumbuhan - lebih mudah untuk meyakinkan para bankir perusahaan untuk berinvestasi di dalamnya jika ada bukti bahwa organisasi dijalankan dengan baik;
(b)  keyakinan Manajemen dalam prinsip kepuasan pelanggan dan pemberdayaan karyawan yang mencerminkan gaya manajemen yang mendukung TQM;
(c)   Mengubah harapan pelanggan bahkan untuk organisasi dilihat melakukan dengan baik (isu kompetitif);
(d)  Membuat  pekerjaan lebih menyenangkan, dan
(e)   Untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang buruk jika perusahaan tidak melakukan dengan baik (masalah kelangsungan hidup).
Meskipun alasan ini tampak bervariasi, mereka semua berfokus pada perbaikan. Penghasilan merupakan masalah penting terutama untuk usaha kecil. Mereka harus memahami dan menyadari bahwa perbaikan dalam bisnis mereka dan dalam aspek-aspek lain seperti lingkungan kerja yang penting untuk kelangsungan hidup. Misalnya, Yusof dan Aspinwall (2000) melaporkan pada studi kasus di sebuah perusahaan kecil yang alasan mengadopsi TQM adalah untuk mengembangkan budaya baru serta keinginan manajemen untuk mengembalikan perusahaan untuk profitabilitas. Sementara itu, Ghobadian dan Gallear (1996) ditemukan di salah satu perusahaan yang mereka pelajari dikutip alasan utama untuk mengadopsi TQM adalah untuk mengatasi masalah internal seperti kinerja miskin pengiriman, terkait masalah kualitas yang disebabkan oleh pendekatan fungsional sempit dan pengembalian keuangan yang buruk.
Stancikas dan Paulavičienė menganalisis hubungan TQM dengan manajemen operasi dan teori prestasi kerja. Stancikas melakukan penelitian tentang teori pasar kerja dan masalah kualitas kerja (Stancikas, 1997). Paulavičienė menganalisis pertanyaan tentang normalisasi kerja, perubahan konsep kerja, evaluasi kerja, kompensasi untuk pekerjaan, hubungan produktivitas dan strategi organisasi (Paulavičienė, 2002) di bawah TQM.

Kegiatan dalam Menjamin Mutu pada UKM
Sehubungan dengan tingkat penerapan manajemen mutu yang masih pada tahap awal pada usaha kecil menengah, maka kegiatan untuk menjamin mutu juga masih sangat sederhana. Pemeriksaan lebih ditekankan pada pengamatan visual secara kualitatif. Hal itupun dilakukan sendiri oleh karyawan yang membuat produk , tidak boleh pemeriksa khusus, sehingga hasil pemeriksaan dapat bias. Pada umumnya, masalah mutu seperti produk cacat, produk yang ditolak/dikembalikan akan sering terjadi, terlebih jika jumlah produksi meningkat. Untuk itu, perlu dilakukan spesialisasi dalam hal pengawasan terhadap karyawan dan pengawasan terhadap mutu untuk lebih menjamin bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi (Panjaitan et al, 2011)
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan menjamin mutu produk pada tiap aspek manajemen mutu (Suviarto et.al, 2012):

1.     Perencanaan mutu
a.      Mengetahui kebutuhan dan persyaratan konsumen: melakukan wawancara langsung dengan konsumen , melihat contoh model produk di “mall” dan melihat model produk dari buku/majalah
b.     Merancang proses dan peralatan pembuatan produk: melakukan kunjungan dan observasi ke industri produk ke yang lebih besar (benchmarking), tetapi belum membuat prosedur tertulis
2.     Pengendalian mutu
a.      Menyusun standar dan spesifikasi: menggunakan acuan model dari pemesan (pembeli dari dalam maupun luar negeri) dan membuat cetakan dan pola sesuai ukuran produk
b.     Melakukan pemeriksaan dan sortasi secara visual: memeriksa bahan baku ketika membeli, memeriksa dan sortasi oleh karyawan
3.     Perbaikan mutu
a.      Melakukan benchmarking untuk melihat peralatan dan proses pada industri produk yang lebih besar
b.     Melihat model-model di mall, buku dan majalah



Gambar 1: faktor yang mempengaruhi pengembangan TQM

Pengembaangan Model TQM Yang Disederhanakan
Untuk membuat dan mengaplikasikan sebuah model dari Total Quality Management, maka dilakukan langkah-langkah awal sebagai berikut.
1.          Mengidentifikasi elemen-elemen yang diperlukan untuk kesuksesan pendekatan manajemen kualitas.
2.          Mengetahui cara cara agar keseluruhan elemen tersebut dapat terkoneksi satu dengan yang lain sehingga dapat mencapai tujuan.
3.          Membuat pilihan-pilihan proses yang dapat dipilih dalam mecapai tujuan dari manajemen kualitas.
4.          Mempelajari keahlian dan pengetahuan untuk menyeimbangankan perencanaan startegik perusahaan yang akan dilakukan dengan rutinitas proses operasional sehari- hari.
5.          Mempelajari keahlian dan pengetahuan yang akan digunakan oleh tiap-tiap sumber daya manusia dan sumber daya perusahaan untuk peningkatan aktivitas produksi sehari-hari.
6.          Belajar untuk menghilangkan kesan cambukan SDM dalam peningkatan produktivitas sebagai upaya mereka untuk menjadi karyawan pilihan dalam satu bulan, tetapi membuat mereka melakukannya secara tulus.
7.          Mempelajari keahlian manajemen dengan baik dan mengetahui kebutuhan karyawan dan sumber daya perusahaan lainnya agar semua elemen yang berperan dalam TQM dapat bekerja sampai pada titik tertinggi
8.          Menghindari titik kepuasan karyawan yang akan menyebabkan mereka berhenti untuk meningkatkan produktivitas dan justru sebaliknya harus mempelajari hal-hal yang membakar semangat mereka pada saat proses TQM berlangsung


Gambar 2 inti interface TQM

Inti dari TQM adalah interface pelanggan-pemasok, baik eksternal dan internal, dan pada setiap interface terletak sejumlah proses. Inti ini harus dikelilingi oleh komitmen terhadap kualitas, komunikasi pesan kualitas, dan pengakuan dari kebutuhan untuk mengubah budaya organisasi untuk menciptakan kualitas total. Ini adalah dasar-dasar TQM, dan mereka didukung oleh fungsi manajemen kunci orang, proses dan sistem dalam organisasi.

Blok bangunan TQM: proses, sistem manajemen dan pengukuran kinerja
Segala sesuatu yang kita lakukan adalah Proses, yang merupakan transformasi satu set input, yang dapat mencakup tindakan, metode dan operasi, menjadi output yang diinginkan, yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan harapan. Di setiap daerah atau fungsi dalam suatu organisasi akan ada banyak proses yang terjadi, dan masing-masing dapat dianalisis dengan pemeriksaan dari input dan output untuk menentukan tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas.
Dalam setiap organisasi ada beberapa proses yang sangat besar, yang merupakan grup dari proses yang lebih kecil, yang disebut kunci atau inti proses bisnis. Ini harus dilakukan dengan baik jika sebuah organisasi untuk mencapai misi dan tujuannya. Bagian tentang Proses membahas proses dan bagaimana memperbaiki mereka, dan Implementasi mencakup bagaimana memprioritaskan dan memilih proses yang tepat untuk perbaikan.

ELEMEN KUNCI TQM
Dengan mengkombinasikan prinsip-prinsip tentang mutu oleh para ahli dengan pengalaman praktik telah dicapai pengembangan suatu model sederhana, tetapi sangat efektif untuk mengimplementasikan manajemen mutu terpadu. Model tersebut terdiri atas komponen-komponen berikut.
1.     Tujuan: perbaikan terus-menerus, artinya mutu selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
2.     Prinsip: fokus pada pelanggan, perbaikan proses, dan keterlibatan total.
3.     Elemen: kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan, serta pengukuran.
Satu-satunya titik di mana tanggung jawab yang benar untuk kinerja dan kualitas dapat berbeda adalah dengan Orang yang benar-benar melakukan pekerjaan atau melaksanakan proses, masing-masing memiliki satu atau beberapa pemasok dan pelanggan.
Cara yang efisien dan efektif untuk mengatasi proses atau peningkatan kualitas adalah melalui kerja sama tim. Namun, orang tidak akan terlibat dalam kegiatan perbaikan tanpa komitmen dan pengakuan dari pemimpin organisasi, iklim untuk perbaikan dan strategi yang diimplementasikan serius dan efektif. Bagian tentang Orang memperluas isu-isu ini, meliputi peran dalam tim, tim seleksi dan pengembangan dan model untuk kerja sama tim sukses.
Yang sesuai didokumentasikan Sistem Manajemen Mutu akan membantu organisasi tidak hanya mencapai tujuan yang ditetapkan dalam kebijakan dan strategi, tetapi juga, dan sama-sama penting, mempertahankan dan membangun atas mereka. Sangat penting bahwa para pemimpin bertanggung jawab untuk adopsi dan dokumentasi dari sistem manajemen yang tepat dalam organisasi mereka jika mereka serius tentang kualitas perjalanan. Bagian Sistem membahas manfaat dari memiliki sistem seperti itu, bagaimana untuk menetapkan satu dan berhasil menerapkannya.
Untuk beberapa UKM, akan menjadi sangat sulit ditemukan titik temu dalam perencanaan TQM pendekatan terpadu. Ada beberapa hal yang dapat dijadikan prinsip, di antaranya adalah sebagai berikut.
1.               Para pimpinan berkomitmen untuk melaksanakan model yang akan mereka buat bersama
2.               Formula sederhananya adalah HRD + Organisation Development = TQM. Keduanya harus saling melengkapi tanpa harus merugikan salah satunya.
3.               Cara gampang untuk membuat TQM yang disederhanakan dengan membuat bagan sebagai berikut.





Gambar 3 Model TQM yang disederhanakan

Dari model di atas dapat dilihat bahwa TQM yang disederhanakan dalam model integritas adalah bentukan dari titik tengah kinerja karyawan yang ditingkatkan dengan proses kinerja perusahaan yang juga ditingkatkan. Keduanya mengalami titik temu, sehingga karyawan tidak merasa terpaksa melakukan TQM dan perusahaan juga mampu meningkatkan kualitas proses kerja mereka dengan kapasitas yang diterima karyawan.

Tiga prinsip mutu yang di atas yaitu :
1.     Fokus pada pelanggan
Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalau organisasi/perusahaan secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).
2.     Perbaikan proses
Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.
3.     Keterlibatan total
Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut.




Bab III
Kesimpulan
Berdasarkan uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa lima faktor penentu keberhasilan implementasi TQM paling signifikan adalah persepsi pimpinan senior UKM dan praktek dalam menetapkan tujuan TQM realistis, memberikan pelatihan terkait TQM kepada karyawan mereka, membuat keputusan berdasarkan fakta, meningkatkan kerja sama tim usaha, memberikan prioritas dan perhatian pada pelanggan internal dan eksternal. Membandingkan persepsi penting dan aktual praktek, mengungkapkan persamaan dan konsistensi antara persepsi apa manajemen senior UKM yang penting dan aktual praktek pada TQM.

Selain itu, berbagai versi TQM menggambarkan pertimbangan mungkin dari lingkungan dan aspek karyawan untuk adopsi. Meskipun TQM adalah seperangkat nilai-nilai atau filosofi yang dapat dimasukkan untuk perubahan organisasi, bukan merupakan formula yang tepat. Sebagai suatu teknik manajemen yang fleksibel, TQM dapat diterapkan pada organisasi karena cocok. Penerapan TQM demikian membutuhkan perubahan sistematis dalam praktek manajemen. Perubahan tersebut meliputi desain ulang pekerjaan, redefinisi peran manajerial, dan reorientasi tujuan organisasi.
Perusahaan yang paling berhasil dalam mencapai hasil kinerja jangka panjang dari TQM, ditampung perubahan seluruh sistem dalam praktik manajemen dan filosofi mereka (Grant et al., 1994). Ketika TQM diterapkan dengan benar, kualitas dapat ditingkatkan dan mengurangi biaya karena biaya pemantauan yang mahal dapat dihilangkan.

Implikasi dari hal ini adalah bahwa peneliti manajemen perlu mempelajari variabel yang dapat meningkatkan atau memotong implementasi TQM, dengan mempertimbangkan jenis dan iklim organisasi, perbedaan budaya, dan keragaman demografi dan psikologis personil.

Daftar Pustaka
Kanji, G.K. (1990). “Total Quality Management: The Second Industrial Revolution”, Total Quality Management, Vol. 1 No.3, pp. 3-12.
Dale, B.G. (ed.) (1994). “Managing Quality”, Prentice Hall, London.
Juran, J.M. and Grayna, F. M. (1993). “Quality Planning and Analysis”, 3rd Edition, McGraw Hill International Editions.
Berry, T.H. (1991). “Managing the Total Quality Transformation”, McGraw-Hill Book Company, New York.
Mann, R. and Kehoe, D. (1994). “An Evaluation of the Effects of Quality Improvement Activities on Business Performance”, International Journal of Quality and Reliability Management, Vol. 11, No.4, pp. 29-44.
Garvin, D. A. (1988). “Managing Quality: The Strategic and Competitive Edge”, The Free Press, New York, NY.
Leonard, D., and McAdam R. (2002), “The strategic impact and implementation of TQM”, The TQM Magazine, Vol. 14, No. 1, pp. 51-60, MCB University Press Ltd.
Yusof, S.M. and Aspinwall, E. (2000). “A conceptual Framework for TQM Implementation for SMEs”, The TQM Magazine, Vol. 12, No. 1, pp. 31-36.
Ghobadian, A. and Gallear, D.N. (1996). “Total Quality Management in SMEs”, Omega, International Journal Management Science, Vol. 24 No. 1, pp. 83-106.
Grant, R., Shani, R. and Krishnan, R. (1994), “TQM’s challenge to management theory and practice”, Sloan Management Review, Vol. 35 No. 2, pp. 25-36.
Panjaitan, L.E., M. Syamsun, dan D. Kadarisman. 2011. Kajian Tingkat Penerapan Manajemen Mutu Terhadap Kinerja UMKM Sektor Agro-Industri Pangan Olahan Nata de Coco di Kota Bogor. Manajemen IKM. Vol. 6 No. 2: p. 117-124.
Susviarto, Suryahadi dan Darwin Kadarisman. 2012. Kajian Manajemen Mutu Usaha Kecil Menengah Sepatu di PD. Anugerah Hero - Ciomas Analyze of Shoes Small Middle Enterprises Quality Management on PD. Anugerah Hero Ciomas. Manajemen IKM. Februari 2012 (pp 20-27) Vol. 7 No. 1

Tidak ada komentar:

Posting Komentar